視頻會議係統在集團型企業中的應用

發布日期：2015年09月01日

摘要 ：本文以某集團公司在多元化 、多業態 、跨區域 、國際化經營管理背景 ，針對集團經營管理中差旅成本居高不下 ，以及管控過程中信息傳遞不夠及時 、準確的現狀 ，提出應用視頻會議進行管理創新的集團一體化視頻會議解決方案 。
　　1 應用背景
　　某集團公司是國務院國資委監管的中央企業 ，是集資產管理 、資本運營和生產經營於一體的大型國有獨資公司 。該集團公司作為首批董事會試點中央企業 ，采取“戰略管控 +財務管控”的管控模式 ，實行三級法人體製 ，集團定位於戰略投資中心 ，下屬二級板塊企業定位於經營管理中心 ，三級成員企業定位於成本利潤中心 。集團公司控股二級板塊公司4 家 ，下轄三級成員企業 70 多戶 ，直接控股成員企業 3 家 ，現有員工約 8 萬人 。集團所屬成員企業遍布於全國 24 個省( 區 、市) 和讚比亞 、印度等國家 ，其中 10 餘戶成員企業為國家大型一類 、二類企業 。集團公司總部設辦公室( 信息化辦公室)  、戰略投資部( 安全生產部 、科技管理部)  、法律事務部( 政策研究室)  、審計風險部( 紀檢監察部) 、資產財務部 、人力資源部( 董事辦公室 、黨委組織部)  、黨群工作部( 企業文化部 、團委)  、信訪辦公室( 工會辦公室) 等部室 。總部機關管理人員控製在 60 人左右 。結合確保集團整體健康穩定發展的整體戰略思路 ，集團公司提出必須著手解決以下問題:
　　( 1) 麵臨國際化的發展機遇 ，如何迎接進行跨區域 、跨國家經營管理所帶來的挑戰;
　　( 2) 產品多元化 、流程複雜化狀況下 ，集團內產業鏈上下遊企業或廠區如何有效協同;
　　( 3) 所屬企業分散 ，人 、財 、物如何管控;
　　( 4) 如何降本增效 ，在降低成本的同時增強同業競爭力 。這些問題的解決 ，離不開反複溝通 。在各項工作的組織中 ，如何將領導者的意圖及時準確地傳遞到各級執行者 ，並及時得到信息反饋 ，是必需解決的問題 。而視頻會議係統的應用卻恰恰是集團公司解決以上問題的一把利器 。
　　2 現狀分析
　　2006 年 ，集團公司建立三級法人組織體係 ，同時集團公司總部組織架構基本確立 。體係成熟 、工作機製確立後 ，集團公司與所屬企業間 ，很多工作需要及時溝通 。信息傳遞的準確性 、及時性上暴露出許多亟待解決的問題 。
　　(1) 公文不能及時傳遞 ，文字信息滯後 ，工作效率低 。當時集團公司尚未建立辦公平台 ，公文傳遞手段是郵局傳遞 、傳真機傳送; 傳遞介質為紙質文件 。速度慢 ，存在交換環節丟失 、反饋不及時等現象 。
　　(2) 緊急待辦事宜多使用電話溝通 ，信息多部門 、多層級傳遞困難 。普通電話溝通是一對一完成的 。如遇多頭事宜及需要再次傳達事宜不可避免有失真現象 。
　　(3) 麵對麵會議 ，參加人到場困難 ，不好組織;公司有兩個會議室 ，利用率很低; 總部出差人員及會議相關的外地工作人員，參會出勤無法保障 。
　　(4) 隨著集團整體業務的迅速擴展 ，與國外企業 、專家溝通交流日趨頻繁 ，需要高效便捷的會議組織方式 。
　　3 應對措施
　　鑒於集團下屬企業跨領域 、跨地域甚至跨國家的特點 ，以及集團公司人員編製少 ，領導及員工出差多，很多事宜急於迅速快捷溝通協調的具體需求 ，作者提出兩種解決方案 ，一是建立視頻會議係統 ，二是建立電話會議係統 。
　　3.1 方案選擇
　　視頻會議係統工作原理: 視頻會議係統包括軟件和硬件兩種 ，兩個或兩個以上不同場所的個人或群體，通過各種電信通訊傳輸媒體 ，將人物的靜 、動態圖像 、語音 、文字、圖片等多種資料分送到各個用戶的計算機上 ，使得在地理分散的用戶可以共聚一處 ，通過圖形 、聲音 、文檔等多種方式交流信息 ，增加雙方對內容的理解能力 。
　　電話會議係統工作原理: 以係統外呼式為主的電話會議平台 ，所有參會方均可為被叫方 ，最大限度節省會議費用 。係統采用三大基礎運營商中國移動 、網通和電信的 PSTN 傳統電話線路 ，多人參與電話會議語音自然清晰 。可以主叫 100 多個國家和地區 。視頻會議與電話會議對比情況見表1 。

 

 

　　以滿足公司需求為出發點 ，綜合考慮項目投資高低 ，會議組織難易 ，我們選擇建立基於軟件為主的解決方案的視頻會議係統 。視頻會議係統網絡部署方案見圖 1 。

 

圖1 集團公司視頻會議係統網絡部署方案

　　3.2 測試與實施
　　係統建設要求 ，軟件統一; 設備選型提供兩套方案 ，由試點單位自選 ，自購或委托集團公司代購均可 。為降低項目風險 ，選擇了分步實施策略 。
　　第一步 ，集團公司與下屬二級公司作為第一批試點 。項目得到公司領導的支持 ，加上實施組織較好 。首批測試不到七個工作日完成 ，設備三天到位 ，軟 、硬件調試三天完成 ，係統使用培訓半天完成 。在這一階段 ，我們做好了試點企業現場調試的準備 ，實際調試過程中 ，全部試點企業均通過遠程調試完成測試 。
　　第二步 ，以板塊為單元完成二級公司與三級公司視頻會議係統實施 。借鑒第一步測試經驗 ，迅速完成了第二步四十多家企業的係統實施 。截止2011年底 ，集團公司視頻會議係統總投資86.6 萬 。其中 ，硬件投資65萬 ，用於服務器 、會議室建設; 軟件投資 21.6萬 ，用於視頻會議係統賬號購置等 。
　　3.3 視頻會議係統基本情況
　　視頻會議係統支持多會議室同時開會 ，支持一對多會議 、多對多會議 、桌麵對桌麵會議 、桌麵對會議室會議 ，同時 ，支持互聯網就接入 。總體來說 ，係統方便靈活 ，任何人在任何地方 ，可以召開或參加會議 。
　　視頻會議室的權限和配置管理同樣便捷 ，集團公司的視頻會議高級管理員有權增設視頻會議室及設置各會議室管理員 ，各會議室管理員有權設置會議室的成員 。
　　4 應用效果
　　集團公司視頻會議係統自建立以來 ，因功能簡單便捷 ，用戶不斷增加 ，視頻會議應用越來越廣泛 。據統計 ，五年來視頻會議係統累計使用2700餘次 ，累計節約成本1.6 億以上 。集團視頻會議係統已經成為公司經營管理過程中依賴的一個重要管理支撐工具 。應用情況統計見表 2  。
　　表 2 應用情況統計及節約成本

 

 

　　說明: 節約成本金額 ，按每次會議 ，平均每人節約成本 2000 元 ，平均參加人數 30人計算 。
　　集團公司已實現員工總量 、國資規模 、營業收入和利潤總額位居中央企業陣營前 40-50 位，同時 ，秉承集團公司“市場國際化”戰略 ，逐步在鞏固中國30 個省 、市 、自治區市場營銷網點或物流網絡的基礎上 ，實現在美洲 、歐洲 、非洲 、中東、東南亞等區域的拓展 ，集團公司已經與國內外幾十家大型企業集團及國內政府 、團體簽署了戰略合作 、合資協議 ，實施資本運營戰略 ，成功並購了十幾家企業 ，集團公司的貿易夥伴遍布六大洲 。視頻會議係統的應用無疑對公司的經營管理起了極其重要的作用 ，主要體現在以下幾點:
　　(1) 大大節省了會議成本 。
　　(2) 溝通及時 ，真實感強 ，效果較好 。
　　(3) 為總部管理對象多 ，人員精簡 ，管理事務繁雜提供了很好的技術支撐 。
　　(4) 提高集團公司與所屬企業進行溝通決策的效率 ，同時拉近了外事交流溝通的距離 。
　　5 改進方向
　　後期 ，集團公司視頻會議係統將向高清 、穩定 、易用三個方向進行優化改進 ，滿足更多高端的會議 、培訓和交流等方麵的個性化會議需求 ，為集團運營管理發揮更大的作用 。